Depuis l’ordonnance du 16 juin 2005, l’article 1369-8 du code civil prévoit qu’il est possible d’envoyer une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat par courrier électronique, et ce dans certaines conditions, puisqu’il faut que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant :
– d’identifier le tiers,
– de désigner l’expéditeur,
– de garantir l’identité du destinataire,
– et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
L’article 1369-8 du Code civil précise également certaines modalités propres à la forme de la lettre, à la date d’expédition ou de réception et à l’avis de réception.
Concernant la forme de la lettre, son envoi a beau être électronique, le texte indique que l’expéditeur peut choisir qu’elle soit adressée au destinataire sous forme papier, ou sous forme électronique. Cependant ce choix n’est ouvert à l’expéditeur que si le destinataire est un professionnel, ou bien un non professionnel qui a demandé ou accepté l’envoi par ce moyen. En effet, il n’est pas nécessaire que le professionnel ait accepté de recevoir des LRAR électronique dans la mesure où l’article 1396-3 du même code dispose que « Les informations destinées à un professionnel peuvent lui être adressées par courrier électronique, dès lors qu’il a communiqué son adresse électronique ».
Concernant l’apposition de la date d’expédition ou de réception, si celle-ci résulte d’un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu’à preuve contraire, s’il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d’Etat. Enfin, concernant l’avis de réception, celui-ci peut être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Le décret d’application qui devait fixer les modalités d’application de ce texte vient de paraitre au Journal Officiel du 4 février 2011. Il précise donc les modalités d’identification du « tiers chargé de l’acheminement », de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que les mentions obligatoires que doit contenir le courrier électronique valant preuve de dépôt et celui valant avis de réception. Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique, et doit en permettre l’accès à l’expéditeur pendant toute cette période.
En outre, lorsque l’expéditeur a demandé la distribution par voie électronique, le tiers chargé de l’acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique, qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée. Le destinataire dispose alors d’un délai de quinze jours pour accepter ou de refuser ladite lettre. Naturellement, à ce stade, le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique.
Dans le cas où l’expéditeur, ou le destinataire non professionnel, ont demandé la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, le tiers chargé de l’acheminement procède à l’impression sur papier de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est ensuite assurée par un prestataire de services postaux autorisé. En cas d’absence du destinataire à l’adresse indiquée lors du passage de l’employé chargé de la distribution, le prestataire chargé de la distribution doit alors informer le destinataire de la mise en instance de la lettre recommandée pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de la présentation, ainsi que du lieu où cette lettre recommandée peut être retirée.